De Belgische bedrijfscode en de statuten van het bedrijf stellen dat elke natuurlijke persoon of juridische entiteit die aandelen of andere financiële instrumenten van het bedrijf verwerft of overdraagt die de houder ervan stemrecht geven, al dan niet het aandelenkapitaal van het bedrijf (zoals warrants of converteerbare obligaties) vertegenwoordigend, binnen de twee werkdagen na de transactie het bedrijf en de FSMA (de Belgische ‘Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten’) moet inlichten over het totale aantal stemgerechtigde financiële instrumenten dat hij/zij in het bezit heeft. Dat moet gebeuren telkens wanneer het totale aantal stemgerechtigde financiële instrumenten dat hij/zij bezit na de verwerving of overdracht onder of boven de grens van 3%, 5%, 10% of 15% valt (of elk daaropvolgend veelvoud van 5%) van het totale aantal stemgerechtigde financiële instrumenten van het bedrijf op het moment van de transactie. Als het aantal stemgerechtigde financiële instrumenten dat hij/zij bezit gelijk is aan of meer is dan 20 %, moet de melding ook een beschrijving bevatten van het beleid in het kader waarvan de verwerving of overdracht plaatsvindt. Bovendien moet dan worden uitgelegd hoeveel stemgerechtigde financiële instrumenten de laatste 12 maanden verworven zijn en op welke manier.

Alle personen die individueel handelen, moeten de informatie melden. Dat geldt ook voor gelieerde personen of personen die samenwerken om stemgerechtigde financiële instrumenten in het bezit te hebben, te verwerven of over te dragen. In dat geval moeten de stemgerechtigde financiële instrumenten van de gelieerde personen of personen die samenwerken, gecombineerd worden om te bepalen of een grens is overschreden.

Personen die individueel of gezamenlijk de juridische of feitelijke controle overdragen of verwerven over een persoon die 3% of meer van de stemrechten van het bedrijf in handen heeft, moeten dat ook melden aan het bedrijf en de FSMA.

Op de website van de FSMA (www.fsma.be) staan de formulieren om de bovenstaande meldingen te doen en is er ook meer informatie te vinden. Na ontvangst van een melding heeft het bedrijf één werkdag de tijd om die te publiceren in de officiële berichtgeving van Euronext Brussels. Daarnaast moet het bedrijf in zijn jaarrapport een overzicht geven van zijn belangrijkste aandeelhouders, op basis van de meldingen die het ontvangen heeft.

De FSMA en de rechtbank van koophandel kunnen het stemrecht dat verbonden is aan de stemgerechtigde financiële instrumenten tijdelijk opheffen, als die niet gemeld zijn zoals opgelegd in de bovenstaande bepalingen. Bovendien kan de voorzitter van de rechtbank van koophandel ook opleggen dat de financiële instrumenten aan een derde verkocht moeten worden. Hoe dan ook kunnen de aandeelhouders op aandeelhoudersbijeenkomsten enkel het aantal stemmen gebruiken dat ze gemeld hebben volgens de bovenstaande regels, ten minste 20 dagen vóór de aandeelhoudersvergadering.